في مشهد الأعمال سريع التغير اليوم ، يعد تطوير مهارات فرق إدارة المشروع أمرًا بالغ الأهمية للبقاء في المنافسة وتحقيق النجاح. مع ظهور التقنيات الجديدة ، وتغير متطلبات السوق ، وتطور نماذج الأعمال ، يجب أن تتطور مهارات إدارة المشروع أيضًا. تعني تنمية مهارات فرق إدارة المشروع تزويدهم بالأدوات والتدريب والموارد اللازمة لتطوير مهارات جديدة والتكيف مع البيئات المتغيرة.
 |
| تحسين مهارات فرق إدارة المشروع |
بهذه الطريقة ، يمكنهم تسليم المشاريع بشكل أكثر كفاءة وفعالية وجودة أعلى. في هذه المقالة ، سنناقش خمس خطوات مهمة لتحسين مهارات فرق إدارة المشروع ، وتقديم إرشادات عملية لمساعدتك على تحقيق النجاح. سواء كنت قائدًا تجاريًا أو مدير مشروع ، يمكن أن تساعدك الأفكار الواردة في هذه المقالة في دفع عجلة النمو والابتكار في مؤسستك.
1. تقييم حالة الإنتاجية الحالية الخاصة بك
الإنتاجية ضرورية لأي منظمة تتطلع إلى تحقيق النجاح. ومع ذلك ، قد يكون من الصعب إجراء تقييم دقيق لحالتك الإنتاجية الحالية ، خاصة إذا كنت غير متأكد من المقاييس التي يجب استخدامها. لتقييم وضعك الحالي للإنتاجية ، هناك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها:
حدد المقاييس الخاصة بك
تتمثل الخطوة الأولى لتقييم إنتاجيتك في تحديد المقاييس التي ستستخدمها لقياس النجاح. يجب أن تكون هذه المقاييس محددة وقابلة للقياس ومرتبطة بأهداف مؤسستك. على سبيل المثال ، يمكنك قياس الإنتاجية من خلال عدد المهام المكتملة ، أو مقدار الوقت المستغرق في كل مهمة ، أو عدد المشاريع المكتملة في الوقت المحدد ووفقًا للميزانية.
اجمع البيانات
بمجرد تحديد المقاييس الخاصة بك ، حان الوقت لجمع البيانات. يمكن القيام بذلك من خلال مجموعة متنوعة من الأساليب ، بما في ذلك الاستطلاعات والمقابلات وتحليل البيانات. قد ترغب أيضًا في جمع البيانات من مصادر متعددة ، مثل الموظفين والعملاء وأصحاب المصلحة.
حلل بياناتك
بمجرد أن تجمع بياناتك ، حان الوقت لتحليلها. ابحث عن الأنماط والاتجاهات في بياناتك التي يمكن أن تساعدك في تحديد المجالات التي تتأخر فيها الإنتاجية. قد يشمل ذلك الاختناقات في عملياتك ، أو الاستخدام غير الفعال للموارد ، أو الفجوات في مهاراتك أو تدريبك.
تحديد فرص التحسين
بناءً على تحليلك ، حدد فرص التحسين. قد يتضمن ذلك تنفيذ عمليات جديدة أو الاستثمار في تقنيات جديدة أو توفير تدريب إضافي لموظفيك. من المهم تحديد أولويات هذه الفرص بناءً على تأثيرها المحتمل والموارد المطلوبة لتنفيذها.
تتبع التقدم المحرز الخاص بك
من المهم تتبع تقدمك بمرور الوقت. سيساعدك هذا على قياس فعالية جهودك وإجراء التعديلات حسب الحاجة. قد ترغب في إجراء عمليات تسجيل وصول منتظمة لمراجعة تقدمك وتعديل استراتيجياتك حسب الحاجة.
2. إعطاء الأولوية للمشاريع الرشيقة
ضع في اعتبارك الخطوات التالية:
- تحديد أهداف المشروع: ابدأ بتحديد أهداف المشروع. المنهجيات الرشيقة هي الأنسب للمشاريع التي تتطلب المرونة والتسليم السريع للمنتجات عالية القيمة. تأكد من أن المشروع يتوافق مع هذه المعايير قبل أن تقرر استخدام منهجيات Agile.
- بناء فريق متعدد الوظائف: تتطلب المشاريع الرشيقة فرقًا متعددة الوظائف يمكنها التعاون والتواصل بفعالية. يجب أن يكون لدى الفريق أعضاء بمهارات وخبرات متنوعة ، بما في ذلك المطورين والمختبرين ومحللي الأعمال ومديري المشاريع.
- سباقات الخطة: تعد Sprint عبارة عن دورات تطوير قصيرة تمكن الفرق من تقديم قيمة متزايدة للعملاء. قسّم المشروع إلى سباقات السرعة وخطط لكل سباق بأهداف وإنجازات محددة. استخدم أدوات Agile مثل مخططات التوقف ومخططات السرعة لتتبع التقدم.
- تحديد أولويات تراكم المنتج: تراكم المنتج هو قائمة ذات أولوية من الميزات والمتطلبات للمشروع. اعمل مع الفريق لتحديد أولويات الأعمال المتراكمة والتركيز على تقديم ميزات عالية القيمة في وقت مبكر من المشروع.
- التأكيد على التواصل والتعاون: تؤكد منهجيات Agile على التواصل والتعاون بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والعملاء. شجع قنوات الاتصال المفتوحة وعقد اجتماعات منتظمة مثل الوقفات اليومية ومراجعات العدو والاستعراضات السابقة.
- التحسين المستمر: تركز المنهجيات الرشيقة على التحسين المستمر. استخدم المقاييس لقياس التقدم وتحديد مجالات التحسين. شجع الفريق على التعلم من كل عدو وتطبيق الدروس المستفادة في السباقات اللاحقة.
- ضع في اعتبارك شهادة Agile Scrum Master: يمكن لشهادة Agile Scrum Master تزويد مديري المشاريع وأعضاء الفريق بالمهارات والمعرفة اللازمة لتنفيذ منهجيات Agile بفعالية.
باتباع هذه الخطوات ، يمكن للمؤسسات تحديد أولويات وتنفيذ مشاريع Agile بشكل فعال ، مما يؤدي إلى تسليم أسرع للمنتجات والخدمات عالية القيمة.
3. التركيز على الجودة والتحسين المستمر
تتمتع المنظمات التي تعطي الأولوية لمراقبة الجودة والتحسين المستمر بميزة كبيرة على تلك التي لا تفعل ذلك. من خلال تنفيذ تدابير مراقبة الجودة الفعالة وبناء التحسين المستمر في العمليات التنظيمية ، يمكن للشركات تحسين منتجاتها وخدماتها وعملياتها الداخلية ، مما قد يؤدي إلى زيادة رضا العملاء وزيادة الكفاءة وزيادة الربحية في نهاية المطاف.
يعد Lean Six Sigma أحد أكثر المنهجيات شيوعًا المستخدمة لتحسين الجودة ودفع التحسين المستمر. Lean Six Sigma هو إطار عمل لتحسين العملية يجمع بين مبادئ Lean Manufacturing و Six Sigma لمساعدة المؤسسات على تحقيق التميز التشغيلي. تم تصميم إطار العمل لمساعدة المؤسسات على تحديد النفايات والقضاء عليها ، وتقليل العيوب ، وتحسين الكفاءة العامة.
تستخدم منهجية Six Sigma نهجًا منظمًا يسمى DMAIC (تحديد وقياس وتحليل وتحسين والتحكم) لتحديد المشكلات وحلها. الخطوة الأولى هي تحديد المشكلة ووضع أهداف وغايات واضحة. الخطوة التالية هي قياس الأداء الحالي باستخدام البيانات والتحليلات. ثم يتم تحليل هذه البيانات لتحديد السبب الجذري للمشكلة. بمجرد تحديد السبب الجذري ، يمكن للمؤسسة تطوير وتنفيذ خطة لتحسين العملية. أخيرًا ، تتم مراقبة العملية والتحكم فيها لضمان استمرار التحسينات بمرور الوقت.
يتم اعتماد Lean Six Sigma عبر الصناعات ، لا سيما في القطاعات عالية النمو مثل الرعاية الصحية. شهدت شركات الرعاية الصحية تحسينات كبيرة في العمليات التي تواجه المريض بعد تنفيذ تحسينات العملية باستخدام Lean Six Sigma. يمكن استخدام هذه المنهجية أيضًا في صناعات أخرى ، مثل التصنيع واللوجستيات والتمويل ، لتحسين الجودة ودفع التحسين المستمر.
لتنفيذ Lean Six Sigma بفعالية ، تحتاج المؤسسات إلى مديري مشاريع يتمتعون بالمهارات والمعرفة اللازمة. تزود برامج Lean Six Sigma Green Belt and Black Belt التدريبية مديري المشاريع بالمهارات والأدوات التي يحتاجونها لتنفيذ Lean Six Sigma بنجاح. تغطي برامج الشهادات هذه منهجية DMAIC والتحليل الإحصائي وإدارة المشاريع والمجالات الرئيسية الأخرى.
يعد التركيز على الجودة والتحسين المستمر أمرًا بالغ الأهمية للمؤسسات لتظل قادرة على المنافسة في سوق اليوم. يمكن أن يؤدي تنفيذ تدابير مراقبة الجودة الفعالة وبناء التحسين المستمر في العمليات التنظيمية إلى تحسينات كبيرة في المنتجات والخدمات والعمليات الداخلية. Lean Six Sigma هي منهجية قوية يمكن أن تساعد المؤسسات على تحقيق التميز التشغيلي ، ويوفر التدريب على شهادات Lean Six Sigma لمديري المشاريع المهارات اللازمة للنجاح.
4. الارتقاء بالمهارات باستخدام أدوات المشروع الصحيحة
مديرو المشاريع مسؤولون عن الإشراف على تخطيط وتنفيذ وتسليم المشاريع ، والتأكد من أنها تلبي أهدافها في الوقت المحدد ، وفي حدود الميزانية ، وبجودة عالية. لتحقيق ذلك ، يجب أن يكون مديرو المشاريع ماهرين في استخدام برامج إدارة المشروع المناسبة لتحسين أدائهم.
يعد Microsoft Project أحد أكثر أدوات إدارة المشاريع فى السوق. MS Project هي أداة مصممة خصيصًا توفر مجموعة شاملة من الميزات لتخطيط المشروع والجدولة وإدارة الموارد وإعداد التقارير. يزود التدريب على شهادة MS Project مديري المشاريع بالمهارات والمعرفة التي يحتاجونها لاستخدام هذه الميزات بشكل فعال ، مما يمكنهم من تحسين أدائهم في إدارة المشروع.
يغطي التدريب على شهادة MS Project مجموعة من الموضوعات ، بما في ذلك تخطيط المشروع وجدولته ، وتخصيص الموارد وتوحيدها ، وإعداد الميزانية ، وإدارة المخاطر ، وإعداد التقارير المخصصة. يتعرف المشاركون أيضًا على أحدث ميزات Microsoft Project ، مما يمكنهم من البقاء على اطلاع دائم بأحدث وظائف وقدرات الأداة.
بالإضافة إلى Microsoft Project ، تُستخدم الأدوات الخاصة بـ Agile على نطاق واسع في إدارة المشاريع ، خاصةً بواسطة أساتذة scrum. يعد Atlassian Jira أحد أكثر الأدوات شيوعًا في هذه الفئة ، وهو مصمم لدعم منهجية Agile. توفر Jira مجموعة من الميزات للتخطيط السريع وتتبع المشكلات وإعداد تقارير المشروع ، مما يجعلها أداة لا غنى عنها لفرق Agile.
عادةً ما يتضمن تدريب الاعتماد الخاص بـ Atlassian Jira مكونًا عمليًا ، حيث يتعلم المشاركون كيفية استخدام الأداة في سيناريوهات العالم الحقيقي. يغطي هذا التدريب موضوعات رئيسية مثل التخطيط السريع وإدارة قصة المستخدم وتتبع المشكلات وحلها وإعداد التقارير.
من خلال تحسين المهارات باستخدام أدوات المشروع المناسبة ، يمكن لمديري المشاريع وفرقهم تحسين إنتاجيتهم وتحسين أدائهم وتسليم المشاريع المعقدة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. تم تصميم هذه الأدوات خصيصًا لدعم احتياجات إدارة المشروع ، وتزويد مديري المشاريع بالميزات والوظائف اللازمة لتحقيق أهدافهم بفعالية. يعد الاستثمار في التدريب على شهادات إدارة المشاريع طريقة ذكية للبقاء في الطليعة والبقاء في المنافسة في عالم إدارة المشاريع سريع الخطى.
5. اختر المهارات التي تتناسب مع احتياجات المشروع
من أجل إدارة المشاريع بفعالية وتحقيق نتائج ناجحة ، يجب أن يمتلك مديرو المشاريع المزيج الصحيح من المهارات التقنية والمهارات الشخصية. ومع ذلك ، لا تتطلب جميع المشاريع نفس مجموعة المهارات ، ومن المهم لمديري المشاريع تحديد المهارات الضرورية لكل مشروع فريد.
لمساعدة مديري المشاريع على تطوير المهارات المناسبة للوظيفة ، هناك العديد من برامج الشهادات المتاحة. يعتمد اختيار الشهادة على مستوى خبرة مدير المشروع والاحتياجات المحددة للمشروع. بالنسبة لأولئك الذين بدأوا للتو ، توفر شهادة المشارك المعتمد في إدارة المشاريع (CAPM) مقدمة للمفاهيم والمصطلحات الأساسية لإدارة المشاريع. هذه الشهادة هي طريقة رائعة لمديري المشاريع في المراحل المبكرة لبناء أساس قوي واكتساب المهارات العملية التي يمكن تطبيقها على الفور.
بالنسبة لمديري المشاريع الأكثر خبرة ، فإن شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP) هي المعيار الذهبي. يوفر فهمًا شاملاً لأفضل الممارسات والأدوات والتقنيات الخاصة بإدارة المشاريع. يقوم بإعداد مديري المشاريع لتولي مشاريع أكثر تعقيدًا وإدارة الفرق بفعالية. بالإضافة إلى ذلك ، عادةً ما يحصل مديرو المشاريع الحاصلون على شهادة PMP على رواتب أعلى من أولئك الذين ليس لديهم شهادة.
تُعد شهادة Project في البيئات الخاضعة للرقابة (PRINCE2) خيارًا آخر لمديري المشاريع الذين يريدون نهجًا أكثر استهدافًا وقائمًا على المعرفة لإدارة المشاريع. يركز PRINCE2 على دورة حياة المشروع ويوفر إطار عمل لإدارة المشاريع من البداية إلى النهاية. إنه يؤكد المرونة والقدرة على التكيف وهو مفيد بشكل خاص للمشاريع ذات المتطلبات المتغيرة.
بصرف النظر عن هذه الشهادات ، يجب على مديري المشاريع أيضًا تطوير فهم شامل لأدوار ومسؤوليات أصحاب المصلحة في عملية تطوير المشروع. إن فهم احتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. تعتبر مهارات الاتصال والتفاوض وإدارة أصحاب المصلحة الفعالة ضرورية للحفاظ على علاقة عمل إيجابية مع أصحاب المصلحة.
يحتاج مديرو المشاريع إلى امتلاك المجموعة الصحيحة من المهارات لتحقيق نتائج ناجحة. يعد اختيار برنامج الشهادة الصحيح ورفع المهارات وفقًا لذلك أمرًا بالغ الأهمية. يجب على الشركات الاستثمار في التطوير المهني لمديري المشاريع لزيادة احتمالية النجاح وتجنب الأخطاء المكلفة. كما أظهرت دراسة Harvard Business Review ، فإن عواقب عدم امتلاك المهارات المناسبة يمكن أن تكون كبيرة ، مما يؤدي إلى تكلفة كبيرة وتجاوزات في الجدول الزمني. لذلك ، يجب على الشركات أن تأخذ هذا التحذير على محمل الجد وأن تعطي الأولوية لتحسين مهارات مديري المشاريع لمنع هذه التجاوزات المكلفة.